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全力以赴強保障 細微之處見真章
作者: 發布時間: 2018-01-08 點擊率:

        2018年龍凈戰略管理年會圓滿落下帷幕,作為會務組成員,我們收獲滿滿,這其中有辛苦有焦灼,更有驕傲和自豪。牛頓說過:“把簡單的東西復雜化,可以發現新領域;把復雜的東西簡單化,可以發現新定律”。用這兩種思維去看待會務工作的“簡”與“繁”,加之后期的“變”,個中妙處自然值得回味。


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重心前移  迅速出擊

        接到承辦任務后,干法團隊迅速成立了由楊小曉擔任組長,王燕擔任常務副組長的6人前期調研小組,并確定了本次會議的基本要求:品味、創新、節儉、環保。從整個會議的要素來看,召開的時間、地點、議程設置、會場布置、材料印制、物資采購等都有一定的規律。因此,我們很快做到了化繁為簡。通過制定流程,明確每個環節的內容、完成時限、責任人等,形成了總體的組織綱領,并將會務工作分為三個階段并展開落實,第一個階段是前期調研,會務組成員僅為6人;第二階段是中期籌備,會務組成員由6人增至10人;第三個階段是后期執行,會務組成員由10人擴展至18人。

        為了不影響日常的本職工作,我們將整個籌備策劃重心前移,迅速出擊,早在2016年底便完成了酒店的考察和合作伙伴的確認,并于2017年3月完成合作合同簽署。之后,會務組先后前往廣州、三亞、海口、廈門、江蘇等地就演繹資源、廣告布置、物料采購等多方面進行調研,并在2017年年中基本完成。


科技辦會  開放創新

        一年一度的戰略管理年會是龍凈文化的一大特色,已經成為龍凈人的年度“精神史詩”,高規格、高級別辦會,自然對會務工作提出了嚴格的要求。為了確保會務工作年年有提升、年年有特色,會務組重視對細節創新,強調改善無止境,追求零缺陷,更是植入了“大數據、互聯網+”的思維,自主開發會議系統和晚宴抽獎系統。這個更接地氣的會議系統,不僅提供了會議指南、匯編資料的在線閱讀,還增設了參會資訊的查詢、在線調查、實時反饋等功能,進一步將會務工作與管理提升、創新創效相結合,真正做到了科技辦會、開放創新。


環保節儉  品味第一

        相比以往,本次會議更加提倡節儉環保。酒店和會場沒有過多奢華的布置,會務組完全通過短信、郵件、微信會議系統等電子形式推送信息,慶祝晚宴的演出也取消使用干冰等一次性化學物品來渲染舞臺氣氛,減少了二氧化碳的排放量。雖然降低了排場,卻提升了品味。會務組將著力點放在了服務水平、服務特色和晚宴節目的內涵上。如通過提前制備房卡,手機掃描二維碼實現簽到,最大限度地縮短了報到時間,避免了現場擁擠簽到,增強了參會代表的體驗度。

        創意編排晚宴節目,將海南元素融入龍凈文化,使得節目類型豐富多彩。如開場舞《搏·鰲》以大氣磅礴之勢彰顯龍凈人拼搏奮進、爭優創先的風采;干法團隊博士夫婦深情朗誦《我為藍天而來》,極具思想性和感染力,節目的朗誦詞及畫面素材均由干法團隊撰寫及編排,展示了干法團隊15年艱辛的發展歷程,表達了對新時代的無限憧憬,擦亮了本次年會的文化底色。


全力以赴  各個擊破

        今年的年會是干法團隊成立十五周年的標志性會議,意義重大。如何延續高標準的服務,順應新形式,滿足新需求,保障年會圓滿召開,對于會務組來說,無疑是個重大挑戰,而對于籌備會議過程中頻現的各種突發情況,更考驗著全體會務成員的能力和意志。面對巨大壓力和多重挑戰,會務組沒有絲毫氣餒,主動向領導請示,凝心聚力,加強與外部第三方溝通,定期召開協調推進會,確保了從最新方案的審批到執行過程的管控,全程暢通無阻,推動了會務工作高效運行。

        滄海橫流顯本色,激情創新譜華章。年輕的會務組成員雖然略顯稚嫩和青澀,但大家意氣風發,敢闖敢拼,有著初生牛犢不畏虎的勁頭,大家用汗水和心血全力保障博鰲年會的順利舉辦,竭力為公司交上了一份滿意的答卷,更讓本次年會成為龍凈又一屆令人矚目、難忘的年度盛會。

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